De programmeurs van Mail Archiver X mikken op de ultieme flexibiliteit in archiefbeheer. Naast hun eigen database Valentina exporteren ze het materiaal graag naar FileMaker Pro, XML, MySQL, MBOX, tekst en PDF. Zo denken ze op iedere zoekvraag een antwoord te geven. Mail Archiver X laat je verder precies bepalen wat je wilt archiveren: bepaalde postbussen, berichten uit een gedefinieerde periode of gewoon alles. Op verzoek schoont de archivaris de bestanden op door dubbele spaties, overtollige alineatekens en veelvoudige citeertekens te verwijderen. De professionele documentbeheerder zal hiervan gruwen: morrelen aan het origineel is in de archiefwereld een doodzonde.
Net als de gemiddelde archivaris blijkt deze software een bedaagd type. Voor de verwerking van het proefmateriaal trok het programma rustig een uur uit. Richting Valentina werkt dit vlekkeloos, maar de FileMaker-procedure is blijkbaar niet up-to-date met de jongste versie van deze database en struikelt soms op een AppleScript-foutmelding. Valentina blijft hoe dan ook de veiligste keuze. Vanuit deze interne motor kun je namelijk alsnog de stap naar een andere database of bestandsformaat maken. Vertrouw je op Mail Archiver X, dan geef je het pakket opdracht om gearchiveerde berichten direct te verplaatsen naar de prullenmand van je gewone mailprogramma. Dat is redelijk veilig, want de informatie blijft daar nog even behouden zodat je kunt controleren of Mail niet te veel weg wil werpen. Bovendien vermijd je dubbel werk: verwijderde berichten komen met zekerheid geen tweede keer in je archief terecht.
Zoeken binnen de interface van het programma verloopt sloom en blijkt erg mager uitgewerkt: je mag speuren binnen de velden Aan, Van, Onderwerp en berichttekst. Maar zoeken naar berichten van Marieke met het onderwerp Apple én in de tekst MacFan blijkt onmogelijk.
De meegeleverde FileMaker-database kan dat natuurlijk wel. Eindelijk krijg je met volbloed zoekfuncties ongekend inzicht in je e-mail. Jammer genoeg ontbreekt in de standaardweergave het veld van de ontvanger, zodat je extra in de layout moet knutselen voordat dit onderdeel echt deugt. De verwerking van bijlagen is eveneens primitief, zowel in FileMaker als binnen Valentina: wil je een afbeelding of document inzien, dan moet je het vanuit de database bewaren op je harde schijf en openen met een geschikt programma of in ‘Snelle weergave’ vertonen via de Finder.