Bescheidenheid is troef als je MailSteward voor het eerst start. Een miniem venster met vier iconen presenteert zich. Het tandwieltje Settings bepaalt wat er te gebeuren staat, Archive zet de archivaris handmatig aan het werk en de andere twee komen aan bod als je opgeslagen materiaal doorzoekt.
Dit hulpje gebruikt dezelfde SQLite-databasemotor als Mail, maar is helemaal ingericht op het beheer van vele tienduizenden berichten. Het grote verschil: terwijl Mail elk onderdeel apart opslaat en indexeert via Spotlight, bundelt MailSteward alle informatie in één grote database met een eigen index. Volgens de maker kan het pakket zeker 100.000 e-mails beheren zonder een krimp te geven. Passeer je die grens, dan begin je gewoon een nieuw archief of stap je over naar de duurdere Pro-versie die onder grote broer MySQL draait. Blijf uit de buurt van de derde variant, de goedkope Lite-versie: die is te beperkt voor serieus gebruik.
Je kunt MailSteward als een echte archivaris heel stilletjes aan het werk zetten door hem bijvoorbeeld elke week de nieuwe berichten van een maand oud te laten opslaan. Dat verloopt volautomatisch in de achtergrond. Zo groeit de database echter flink aan en dat kan gevolgen hebben voor je backup met Time Machine. Maar archiveren hoef je natuurlijk niet elke week te doen. Eén keer per maand is al best veel en niemand kijkt je vreemd aan wanneer je de transfer naar het archief op jaarbasis inricht.
MailSteward laat het verwijderen van gearchiveerde berichten aan jou over, maar houdt je wel in de gaten bij een volgende sessie. Probeer je dezelfde boodschappen nogmaals toe te voegen, dan blokkeert de software het ontstaan van duplicaten. Ook tijdens de eerste importsessie filtert deze e-mailbutler dubbel materiaal, bijvoorbeeld ontstaan doordat je een bericht naar een map verplaatste en het toen nogmaals van de mailserver haalde.
De grote kracht van MailSteward zit in de zoekfunctie. Je mag allerlei combinaties van voorwaarden opgeven in het uitgebreide keuzeveld. Als dat nog niet voldoende fijnzinnig werkt, voeg je een tweede keuzescherm toe of selecteer je wat je wilt weten door de zoekvraag met de hand aan te passen. Het vraagt wel wat studie voor je de grammatica van de SQL-taal onder de knie hebt.
Bevat de gearchiveerde mail bijlagen, dan verwijst MailSteward je beleefd naar andere software op je Mac. Vreemd, want de software erkent het verlangen om naar een bepaald aanhangsel te zoeken: het zoekveld heeft er zelfs een speciaal vakje voor. Dat je de vondst vervolgens niet kunt bekijken, is ronduit irritant. Zelfs een beroep op ‘Snelle weergave’ kan er niet af.